Implante um programa de compliance na sua empresa em 9 passos

As empresas, principalmente aquelas pouco estruturadas sob o ponto de vista da Governança Corporativa, ainda desconfiam quando o assunto é Compliance. Talvez isso aconteça por falta de familiaridade com o verdadeiro propósito e alcance dessa ferramenta. Dito isso, você sabia que o Compliance é um dos mecanismos fundamentais para implementação, consolidação e aperfeiçoamento da governança corporativa?

Mas o que isso significa? É por meio do Compliance que se pode ganhar eficiência com a implantação de processos e mecanismos que irão sustentar as diretrizes estratégicas da empresa e garantir a sua boa governança. Ele é uma ferramenta capaz de trazer muita inovação em termos de gestão, mas que dificilmente entra em cena de forma preventiva. Ou seja, só tende a aparecer em razão de algum evento interno ou externo iminente, tais como necessidade de captação de recursos, preparação para sucessão ou para um processo de fusão ou aquisição.

Qual a relevância de adotar um programa de compliance?

Programas de compliance estão se mostrando uma tendência que ganha cada vez mais força entre as organizações. 

A busca por essas soluções normalmente tem como ponto de partida a constatação de que “viver da empresa” em vez de “viver para a empresa” é a receita certa para a sua inevitável morte no decorrer do tempo. 

Daí a crescente conscientização de que apostar no desenvolvimento de Governança Corporativa é um sinal claro de evolução do nível de maturidade empresarial. Este é um fator de particular relevância para garantir um maior diferencial competitivo e, consequentemente, a sustentabilidade dos negócios.

Agora que você já entendeu porque implantar um programa de compliance na sua empresa é uma estratégia inteligente, vamos te explicar como você pode fazer isso, em 9 passos.

1. Dissemine a cultura do Compliance: o tom que vem de cima

A alta administração representa a mais forte influência na cultura organizacional. É ela que determinará o estímulo a mudanças e seu modelo balizará a conduta dos demais, reproduzindo-se em efeito cascata.

O entendimento de que a rentabilidade sustentada de uma organização pode ser positivamente impactada com a implantação de um efetivo programa de Compliance é fator decisivo na disseminação de uma nova cultura.

Uma autoavaliação por parte da alta administração será capaz de determinar o que deve ser alterado e de que forma as mudanças serão conduzidas. Compromisso e ações condizentes com o discurso é fundamental para a credibilidade do programa.

É imprescindível que o primeiro passo seja um comunicado formal por parte da alta administração endossando o comprometimento inequívoco da organização em fomentar condutas éticas e transparentes e a observância aos processos de Compliance. A comunicação contínua, clara e consistente, para todos os níveis, é essencial para garantir que o Compliance seja uma prioridade diária como parte do padrão de comportamento da organização.

2. Implemente a área: demonstre os benefícios e elimine os mitos para obter apoio

Definindo o foco: burocrático ou estratégico? Considere que o objetivo da área é focar em atividades preventivas e consultivas. Portanto, o foco estratégico deve ser valorizado e incentivado pela alta administração.

Para criar a área, elabore um plano de negócios, com soluções inovadoras e alinhadas aos objetivos estratégicos da organização. Aborde temas sensíveis e prioritários e as vantagens para o negócio. Ainda, pense na valorização da reputação da organização e o consequente aumento de seu valor de mercado.

A análise dos pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças (análise SWOT) revelará o que você precisa fazer para prestar bons serviços. Desta forma, você poderá agregar valor ao empreendimento, antevendo necessidades e identificando problemas em seu estágio inicial. Tais ações evitam ou minimizam danos à instituição, principalmente os de ordem reputacional.

Busque evidências de que argumentos contrários ao Compliance são infundados, tais como o de que gera o engessamento das transações, a complexidade dos processos e a demanda por altos investimentos. Estudos de casos demonstram que programas bem planejados e adequados trazem benefícios inquestionáveis, ao passo que o custo do não Compliance pode ser imensurável.

3. Forme o time: busque as pessoas certas e os recursos adequados

Se sua organização não dispõe de recursos financeiros ou autorização para contratar um profissional especializado, terceirize. Independentemente da forma adotada, lembre-se de que é fundamental que o time seja composto por perfis diferentes e que agreguem olhares inovadores.

O perfil de cada função deverá levar em conta a complexidade e a natureza das tarefas, mas tenha sempre em mente que autonomia, independência e respeitabilidade são corolários da área.

A falta de recursos adequados, inclusive tecnológicos, e de uma equipe que não seja multidisciplinar e sem o preparo adequado poderá resultar em descrédito, ineficiência, vulnerabilidade e más condutas. Consequentemente, você poderá sujeitar a organização a infrações legais e regulatórias. Preste atenção nestes sinais.

4. Mapeie e monitore: estabeleça metas de redução de riscos

É fundamental compreender os tipos de risco de Compliance que podem ameaçar o negócio.

Adote o risk-based approach, focando em atividades que apresentem os mais significativos impactos/riscos regulatórios. Analise as circunstâncias operacionais, legais e históricas do setor, integrando-as à matriz de riscos da organização. A função ganha em eficiência e alinha com as diferentes áreas a noção de risco, tornando as discussões sobre prioridades mais objetivas.

A percepção de mais-valia da área de Compliance está relacionada à priorização da redução de riscos. Acompanhe diligentemente os processos de monitoramento e as possíveis ações corretivas. Crie testes periódicos de verificação de aderência às políticas e aos processos implementados. Assegure-se de que seus controles efetivamente existem.

5. Comunique e treine: promova a transparência

Comunicação e treinamento constantes são os melhores investimentos para o processo de conscientização e de internalização de novos valores. O processo reflexivo criará uma consciência coletiva favorável.

A comunicação direta e frequente com a alta administração será capaz de criar um elo de comprometimento. Para isso, é importante que conceitos sejam definidos e utilizados como parâmetros na comunicação entre os membros da equipe, evitando assim possíveis dissonâncias.

Defina os temas a serem abordados e estabeleça um cronograma de eventos e ocasiões em que os mesmos deverão ser analisados. Importante ressaltar e comprovar de maneira clara os benefícios dos processos e das ferramentas dos treinamentos, de forma a obter apoio e aderência. O seu tipo e estilo dependerão do público-alvo, que deverá ser agrupado em função de afinidades.

6. Dê voz a todos: garanta um canal de denúncias, investigue, resolva e reporte

Garanta um canal de comunicação entre os principais públicos envolvidos na atuação da organização — empregados, administradores, parceiros, fornecedores e clientes — e a área de Compliance. Desta maneira, todos têm a oportunidade de se manifestar ou mesmo de compartilhar seus receios de que “algo não está bem” na empresa.

Denúncias e manifestações espontâneas podem significar informações importantes sobre o negócio. Não desperdice esta situação favorável. Para tanto, é imprescindível que se assegure o sigilo da informação, o anonimato, a não retaliação e o retorno quanto aos resultados das investigações ao denunciante.

Relate periodicamente à alta administração as denúncias recebidas e o status das investigações. Ainda, informe as ações corretivas que foram tomadas após o término das investigações, mantendo todas as ações devidamente documentadas e em sigilo. Faça isso não só para comprovar a seriedade da ferramenta, como também para disponibilizá-la a fiscalizações, se houver.

7. Calibre as condutas: incentivos e sanções — os mecanismos-chave

O cumprimento do programa de Compliance, por todos os níveis da organização, deve ser feito por meio de ações de incentivos para condutas conformes. Para os casos de infração a leis, regulamentos ou políticas internas, deve ocorrer por meio de medidas disciplinares justas, consistentes, proporcionais à gravidade da conduta e comunicadas de forma clara e transparente.

Garanta que seja do conhecimento de todos os funcionários que o não cumprimento, bem como a omissão de sua informação, será punido.

Alinhe, de antemão, todo o processo de elaboração da política de execução do programa de Compliance, a direção das investigações e a aplicação das medidas — de incentivo ou disciplinares — com a área de recursos humanos e/ou com o jurídico, conforme o caso.

Considere sempre reforçar ou reavaliar os programas de treinamento em caso de infrações repetidas. A sua falta ou a sua má comunicação pode ser uma das causas do problema. E lembre-se sempre de que maus comportamentos detectados, mas não corrigidos, colocam em risco a missão, a reputação e a segurança jurídica da organização.

8. Avalie e evolua: estabeleça critérios de métrica e promova melhorias em seu programa

Uma vez implementado, o programa de Compliance deve ser continuamente monitorado e avaliado com relação ao seu próprio conteúdo. Revise as políticas e procedimentos anualmente, a fim de garantir que se encontrem em consonância com leis e regulamentos e que estejam compatíveis com a evolução dos negócios.

Um programa de Compliance nunca está concluído; ele é um processo contínuo. Estabeleça metas de crescimento compatíveis com as necessidades do negócio e inclua outras áreas que mereçam atenção. Acima de tudo, adote um mecanismo de métricas e de indicadores, a fim de medir o desempenho do plano de ação.

Preste atenção aos sinais de que o seu planejamento não está funcionando bem, tais como

• Pessoas com perfil inadequado;
• Falta de recursos;
• Baixo nível de comprometimento da alta administração;
• Canal de comunicação interna deficiente;
• Conflitos de interesse;
• Ausência de independência do profissional de Compliance.

Liste e acompanhe todos os fatores que podem comprometer a sua eficiência.

9. Prove que você tem um programa: fórmula de sucesso e abrandamento de sanções

Tratados e leis internacionais que combatem a corrupção são cada vez mais numerosos e temidos no mundo corporativo, em razão das severas penalidades e de seu amplo raio de abrangência. É o caso do Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) americano e do UK Bribery Act, do Reino Unido.

Em caso de fiscalização, os elementos essenciais e a efetividade do programa de Compliance serão detalhadamente analisados pelas autoridades. Comprová-los de forma cabal e inequívoca pode ser a diferença entre ser multado ou não e em quanto. Registros podem garantir a segurança de uma organização ou podem ser usados contra ela. Insista em constante comunicação com relação aos cuidados com os dados da organização e tenha uma política interna que regule o assunto.

Conclusão

É importante ressaltar que não existem dois programas de Compliance idênticos. A sua elaboração irá depender da natureza e estágio de maturação do negócio, cultura organizacional e recursos. Acima de tudo, dependerá dos tipos de risco aos quais o negócio está sujeito. Mapeá-los e compreendê-los bem é fundamental para desenhar o programa adequado para cada organização.

A boa notícia é que o Yiesia pode te ajudar nesse processo. Implante um programa de compliance conosco!